システム導入のメリット

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システムの導入で得られる利点

会議室の状況を把握出来る会議室予約システムは、社内全体の会議を円滑にするために欠かせないシステムになります。また、このシステムを利用することで緊急会議などの重要な出来事にも瞬時に対応することが出来ます。

入退室の管理が出来る

会議予約システムには入退室の状況がわかる機能が付いている場合があります。会議が予定時刻よりも早く終わった場合には、前倒しで会議室を利用することも出来ますし、空いている間の時間で別部署が利用することも出来ます。

パソコンと連動できる

会議室に予約を入れておいても忘れてしまっては意味がないどころか、他の部署に迷惑を掛けてしまいます。しかしシステムの機能でパソコンのスケジュールと連動をさせることにより、うっかりミスを無くすことが出来ます。

スマートフォンで予約

会議室予約システムでは予約を取る際、スマートフォンから予約状況を確認、予約を実行することが出来る機能が付いていることもあります。この機能があれば手軽に予約が取れますし万が一社外にいても予約を取ることが出来るのです。

無駄をなくすことが出来る

会議室が利用されていない時に室内のエアコンや電気をつけておくのは無駄な事です。こうした無駄をなくすことが出来るのも会議室予約システムになるのです。細かなことですが、積み重ねていくことで大きな結果に繋がりますよ。

システム管理の専任は必要ない?

企業に導入されるシステムの多くは管理する専任者やコストが掛かることが多いとされていますが、会議室予約システムではこのような専任者を必要としません。そのため、一度システムを導入すればそのまま利用するだけでいいのです。

会議室予約システムの機能

予約管理・キャンセル機能

システムのメインになる予約管理とキャンセル機能は、会議室の管理者から有難がられている機能になります。また、キャンセル機能は会議室を借りる側と管理する側どちらでも利用できるので効率がいいのです。

あると便利なキャンセル待ち

予約のキャンセル待ちの機能は、オプションで付けたり機種によってついていないこともあります。しかし、この機能があれば会議室を効率よく利用させることができ、無駄をなくすことが出来るので便利ですよ。

データ集計機能

どの部署がどれだけ時間を掛けているのか、月に何回利用するのかなどの情報を集計する機能を備えているシステムがあります。経営者側からするとこうしたデータも貴重な情報になります。

貸し出し品の管理

会議室にプロジェクターが設置されていない場合は総務部から借りてこなければなりません。しかし、システムに付いている貸し出し品管理機能を利用すれば、プロジェクターやその他の備品も一気に借りることが出来ます。

セキュリティ保護

システムは設定によって社員全員が利用できることもあります。しかし、外部からのアクセスや内部での怪しい動きに対応し一定数のログインミスでアカウントにロックを掛けて利用できなくさせることも可能になっています。